01000001 - Archivgut im Binärcode

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Der private wie behördliche Alltag wird immer digitaler. Fachverfahren, elektronische Akten und E-Mails rücken in den Vordergrund.

Das Landesarchiv verwahrt auch elektronische Unterlagen dauerhaft. Der Erhalt der Lesbarkeit und Interpretierbarkeit digitaler Objekte unterschiedlichster Art (Textdateien, Digitalfotos, Datenbanken, Videos etc.) stellt Archive aber vor neue Herausforderungen. Wird die Datei so angezeigt, wie sie einst entstanden ist? Kann man die Datei auch in zehn, hundert oder tausend Jahren noch öffnen und betrachten ...?

„Analoge“ Bestandserhaltung schützt Archivalien so passiv wie möglich, die digitale Überlieferung muss aktiv erhalten werden. Frühzeitig sind technologische Veränderungen zu erkennen und notwendige Bestandserhaltungsmaßnahmen zu ergreifen.

Fachlich und technisch sind noch nicht alle Fragen der elektronischen Archivierung geklärt. Nicht zuletzt verändert sich dadurch auch das Berufsbild der ArchivarInnen erheblich.

Verschiedene Datenträger, ein Aufbewahrungsort

Bei „analogem“ Archivgut wird das Original erhalten. Doch im digitalen Bereich existiert dieser unmittelbare Zusammenhang zwischen Information und Datenträger nicht mehr. Hinzu kommt, dass Datenträger nur über geringe Zeiträume lesbar bleiben.

Daher werden alle digitalen Informationen in einem sogenannten Digitalen Magazin abgelegt. Das Landesarchiv beteiligt sich an der Digitalen Archivierung Nord (DAN) als einer länderübergreifenden Verbundlösung.

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Der Kooperationsverbund "Digitale Archivierung Nord"

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Nicht nur analoge, auch elektronische Unterlagen müssen vom Landesarchiv dauerhaft aufbewahrt werden. Das Landesarchiv Sachsen-Anhalt kann ab 2018 archivwürdige elektronischen Datenbestände ohne Informationsverlust übernehmen, in für die Langzeitarchivierung geeignete Formate überführen sowie dauerhaft lesbar, authentisch und nachvollziehbar sichern. Im Kooperationsverbund „Digitale Archivierung Nord“ (DAN) baut Sachsen-Anhalt seit 2016 gemeinsam mit den Hansestädten Hamburg und Bremen und den Ländern Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern ein durch einen IT-Dienstleister betriebenes, mandantenfähiges elektronisches Archiv auf. Andere öffentliche Archive in den beteiligten Bundesländern können diese Lösung als Magazinpartner mitnutzen.

Wohin mit meinen Daten?

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Schnell ist es passiert – das Smartphone fällt auf den Boden, der USB-Stick ist defekt, die DVD hat Kratzer. Oder der Verlust kommt schleichend – Dateien lassen sich plötzlich nicht mehr öffnen, ein Format wird nicht mehr unterstützt. In allen Fällen droht irreparabler Datenverlust. Um zu vermeiden, dass Ihre Fotosammlung, wichtigsten Textdokumente und Lieblingsvideos verloren gehen, hier einige einfache Tipps:

1.   Speichern Sie Ihre Daten redundant.

Halten Sie Ihre Daten bspw. auf mindestens zwei USB-Sticks parallel vor. Wenn einer dieser Sticks kaputt geht, haben Sie immer noch den anderen und die darauf enthaltenen Daten.

2.   Erneuern Sie die Hardware regelmäßig.

Die Lebensdauer von Festplatten kann variieren. Als Faustregel gilt jedoch, dass man bspw. spätestens alle fünf bis zehn Jahre mit dem Ausfall einer externen Festplatte rechnen sollte.

3.   Nutzen Sie archivfähige Dateiformate.

Speichern Sie Ihre Textdokumente im PDF/A-1-, Bilder im TIFF- und Videos im MKV-Format. Nach aktuellem Wissenstand sind dies geeignete Formate für die Langzeitarchivierung.