Digitale Unterlagen

Durch den zunehmenden IT-Einsatz entstehen in der Landesverwaltung in immer größerem Umfang auch digitale Unterlagen. Ebenso wie herkömmliches Schriftgut unterliegen sie der archivgesetzlichen Anbietungspflicht und können archivwürdig sein.

Eine dauerhafte Sicherung der elektronischen Unterlagen stellt jedoch grundsätzlich andere Anforderungen als die Übernahme von Papierakten.
Digitale Objekte entstehen in spezifischen Systemumgebungen und Formaten, sie müssen für eine Langzeitspeicherung in systemunabhängige und möglichst stabile Formate migriert werden. Zugleich müssen alle relevanten Kontextinformationen zur Entstehung und Veränderung der Objekte gesichert werden.

Diese neuartigen Anforderungen betreffen nicht nur die Archive, sondern ebenso die Verwaltung. Denn bereits bei längeren Aufbewahrungsfristen ist eine Langzeitspeicherung erforderlich, um den Rückgriff zu ermöglichen und Datenverluste zu vermeiden.
Zudem müssen die digitalen Unterlagen dem Archiv sachgerecht angeboten werden, wozu die zum Einsatz kommenden IT-Systeme eine entsprechende Export-Schnittstelle benötigen.

Die gemeinsame archivgesetzliche Aufgabe der Anbietung und Übernahme von digitalen Unterlagen kann nur dann effizient und kostengünstig gelöst werden, wenn die Kooperation mit dem Landesarchiv bereits bei der Entwicklung und Einführung von neuen IT-Systemen beginnt.
Das Landesarchiv engagiert sich dazu auch in verschiedenen Bund-Länder-Gremien und bietet den anbietungspflichtigen Stellen seine Beratung und Unterstützung an.
Ihr Ansprechpartner informiert Sie zu diesem Punkt gern ausführlicher.