Aussonderung Schritt für Schritt

Anbietung

Die erste Phase einer Aussonderung ist die Anbietung der Unterlagen an das Landesarchiv. Sie gliedert sich in der Regel in drei Schritte:

1. Ermitteln Sie die auszusondernden Unterlagen
Prüfen Sie zunächst, ob die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die Unterlagen für die Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt werden. Ein wichtiges Indiz hierfür ist insbesondere die Häufigkeit von Wiedervorlagen.

Solche Sichtungen sollten Sie im Interesse einer planmäßig und wirtschaftlich arbeitenden Schriftgutverwaltung regelmäßig durchführen. Gemäß § 18 Abs. 1 der Aktenordnung für die Landesverwaltung von Sachsen-Anhalt soll eine Aussonderung alle drei Jahre erfolgen.
Steht bei Ihnen sehr viel Schriftgut zur Aussonderung an (z. B. weil über lange Zeit keine Aussonderungen stattgefunden haben), können Anbietungen auch in kürzeren Abständen erfolgen.
Mehr als eine Aussonderung pro Jahr dürfte in der Regel allerdings nicht sinnvoll sein.

2. Kontaktieren Sie Ihren zuständigen Ansprechpartner im Landesarchiv
Ihr Ansprechpartner hilft Ihnen dabei, die einzelnen Arbeitsschritte einer Aussonderung zu planen, und stimmt mit Ihnen die Termine für das weitere Verfahren ab.

3. Erstellen Sie ein Anbietungsverzeichnis
Einige Programme zur Schriftgutverwaltung, wie z. B. AutoaktWeb, bieten eine Funktion zur automatischen Erstellung eines Anbietungsverzeichnisses. Sollte das von Ihnen genutzte Programm eine solche Funktion nicht beinhalten, können Sie das vom Landesarchiv bereitgestellte Muster für ein Anbietungsverzeichnis (MS-Excel) nutzen.
Es ist wichtig, dass die auszusondernden Unterlagen genau wie in dieser Vorlage einzeln und in Listenform erfasst werden, weil nur so das Landesarchiv die Unterlagen effizient bewerten kann.

Bewertung

Die Aufgabe der Bewertung des angebotenen Schriftgutes gehört zu den Kernkompetenzen der Archive. Das Ziel der Bewertung besteht darin, aus der Fülle des angebotenen Materials denjenigen Anteil herauszufiltern, der einen bleibenden Wert besitzt.

Wichtige Anhaltspunkte dafür geben insbesondere die Fragen:

Lassen sich aus den Unterlagen die Aufgaben und Arbeitsweisen einer Behörde ermitteln?

Welche Bedeutung hatte die Aufgabe, bei deren Erledigung das Schriftgut anfiel, für die Regierung und die Verwaltung des Landes?

Können aus den Unterlagen weitere Informationen über gesellschaftliche Verhältnisse, besondere Ereignisse oder bedeutende Personen gewonnen werden?

Zur Klärung dieser und anderer Fragen sind meist mehrere Prüfschritte erforderlich, etwa die Analyse von Geschäftsverteilungsplänen, der Abgleich mit parallelen Unterlagen anderer Stellen oder die Durchsicht einzelner Akten.

Dabei ist das Landesarchiv auf die fachkompetente Mithilfe der anbietenden Stelle maßgeblich angewiesen. Neben Auskünften über die Besonderheiten der jeweiligen Verwaltungsaufgaben und -organisation können dies eigene Bewertungsvorschläge der anbietenden Stelle sein, die direkt im Anbietungsverzeichnis aufgeführt werden.
Besonders bei massenhaft gleichförmigen Akten sind konkrete Hinweise und Vorschläge hilfreich für eine geeignete Auswahl von exemplarischen und von besonderen Fällen durch das Landesarchiv.
Durch diese Mitwirkung wird auch die archivgesetzliche Anforderung einer Bewertung „im Benehmen mit der anbietenden Stelle“ (§ 9a Abs. 3 ArchG LSA) erfüllt.

Ein wichtiges Ziel der beiderseitigen Kooperation kann in der Erarbeitung eines Archivierungsmodells liegen, das insbesondere für Behörden mit hohen Schriftgutaufkommen sinnvoll ist. Dabei wird für bestimmte Unterlagengruppen oder auch das gesamte Schriftgut einer Stelle einmalig und langfristig über die Archivwürdigkeit entschieden.
Diese Methode erfordert anfangs zwar einen höheren Arbeits- und Kooperationsaufwand, vereinfacht die folgenden Aktenaussonderungen jedoch für beide Seiten erheblich.

Übergabe

Die als archivwürdig erkannten Unterlagen sind von der anbietenden Stelle für die Abgabe an das Landesarchiv bereitzustellen. Dies geschieht gemäß § 9 Abs. 1 ArchG LSA und § 19 Abs. 6 AktO grundsätzlich im Originalzustand. Sofern es sinnvoll ist, können Veränderungen, etwa durch Umverpackungen bereits in der anbietenden Behörde, jedoch immer in Absprache mit Ihrem Ansprechpartner im Landesarchiv durchgeführt werden.

Die abzugebenden Unterlagen sind dann vor dem Transport in einem Abgabeverzeichnis aufzulisten.
Falls Sie bereits für die Anbietung ein digitales Verzeichnis erstellt haben, kann daraus ohne großen Aufwand das Abgabeverzeichnis erzeugt werden. Ansonsten finden Sie hier ein Muster als MS-Excel-Datei.
Um die Ordnung des abzugebenden Schriftguts sicherzustellen, erhalten Sie von Ihrem Ansprechpartner im Landesarchiv die Angaben für eine fortlaufende Nummerierung der Unterlagen.

Die Anlieferung des zu übergebenden Schriftguts bis zum Landesarchiv ist dann Aufgabe der abgebenden Stelle. Den genauen Anlieferungsort erfahren Sie von Ihrem Ansprechpartner, der mit Ihnen auch einen konkreten Termin für die Abgabe vereinbart.

Nach erfolgter Übernahme erhalten Sie vom Landesarchiv ein Exemplar des Abgabeverzeichnisses zurück. Dieses Verzeichnis ist wichtig für Sie, denn es dient Ihnen nicht nur als Nachweis des Aktenverbleibs, sondern auch als Hilfsmittel, falls Sie zukünftig einmal auf archivierte Unterlagen zurückgreifen müssen.

Vernichtung

Nach Abschluss der Bewertung und Übergabe des archivwürdigen Schriftgutes erhalten Sie vom Landesarchiv eine Vernichtungsgenehmigung für diejenigen Unterlagen, denen kein bleibender Wert zukommt.
Vor der endgültigen Vernichtung der Unterlagen müssen Sie jedoch prüfen, ob diesem Schritt keine anderweitigen Rechts- oder Verwaltungsvorschriften entgegenstehen. Insbesondere ist zu klären, ob die Aufbewahrungsfrist sachlich richtig festgelegt wurde und bereits abgelaufen ist.
Vernichtungsgenehmigungen des Landesarchivs stehen immer unter diesem Vorbehalt.

Sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind, ist die Vernichtung des Schriftgutes nicht nur zulässig, sondern gemäß § 20 Abs. 1 AktO sogar geboten. Dabei empfiehlt sich aus organisatorischen und wirtschaftlichen Gründen eine zeitnahe Vernichtung. Auf diese Weise erreichen Sie die angestrebte Entlastung der Registratur und stellen sich, dass das Schriftgut nicht versehentlich wieder in die Registratur eingegliedert wird.

Sofern das Schriftgut nicht innerhalb Ihrer Behörde selbst vernichtet werden kann, besteht auch die Möglichkeit, es unter Auflagen an einen privatwirtschaftlichen Dienstleister abzugeben. Dabei ist es wichtig, dass sie diesen zu seiner sofortigen Vernichtung und zum Nachweis der Vernichtung zu verpflichten.
Abschließend tragen Sie dann die erfolgte Vernichtung bzw. Abgabe in die Aktenverzeichnisse ein, um sie nachvollziehbar zu halten.